Der Bot ist nur ein Baustein. Das Ergebnis zählt: Nach jedem Anruf liegt ein fertiges, qualifiziertes Ticket in deinem Ticketsystem. Kategorisiert, priorisiert, dem richtigen Bearbeiter zugewiesen. Deine Techniker können sofort starten, ohne Rückfragen.
Eines der größten Nadelöhre in vielen IT-Abteilungen und bei viele MSPs ist der Servicedesk. Die Leute zerreißen sich zwischen Hotline und Ticketbearbeitung. Wer dann sagt „Mach doch ein Ticket auf“, baut eine unnötige Barriere auf.
Hörer abheben, Kurzwahl für die IT, los geht es. Kein Serviceportal, kein Mailprogramm. Den meisten Menschen fällt es am leichtesten, ihr Anliegen mündlich zu schildern.
Geringe Hürde, ja. Aber der AB antwortet nicht, fragt nicht nach. Am Morgen reimt sich jemand zusammen, was der Kunde wollte. Das Ergebnis ist erneutes Ticket-Pingpong.
Im Gespräch nähern sich Menschen dem eigentlichen Anliegen an. Genau das fehlt bei jeder schriftlichen Abkürzung und ohne Dialog. Und genau das kann ein guter Voicebot leisten.
Der Voicebot ist der goldene Mittelweg: gleiche niedrige Hürde wie das Telefon, ein echter Dialog statt Monolog. Er versteht, fragt nach, fasst zusammen. Problemschilderung, Rückfragen und Zusammenfassung in unter drei Minuten.
Es geht nicht darum, ob du einen Voicebot hast. Es geht darum, was nach dem Anruf garantiert vorliegt. Dafür stehen wir gerade, egal ob ein Mensch, ein Bot oder eine Kombination ans Telefon geht.
Mit allen relevanten Informationen, die üblichen Punkte sind im Gespräch geklärt. Kategorisiert, priorisiert und dem richtigen Bearbeiter zugewiesen.
Deine Techniker können direkt mit der Bearbeitung beginnen. Kein Rückfragen, kein Nachfassen, kein Ticket-Pingpong, bis klar ist, worum es überhaupt geht.
Der Kunde hatte ein gutes Gefühl und das Vertrauen, dass ihm schnell und kompetent geholfen wird. Die Bestätigung ist da, bevor er das Handy weglegt.
Niemand wird durch klingelnde Telefone aus der Arbeit gerissen. Deine Leute arbeiten konzentriert an dem, was für den Tag geplant ist. Kein Anruf geht verloren.
Das ist der Kern: Unsere Kunden bezahlen nicht für den Bot oder die Minuten, sondern für ein Ergebnis. Ein qualifiziertes Ticket im Ticketsystem. Den gesamten Managementaufwand übernehmen wir.
Wer nur die Zusammenfassung aus dem Gespräch nimmt, verschenkt den Großteil der Möglichkeiten. Das Ergebnis entsteht aus dem Zusammenspiel von vier Bausteinen. Wir bauen, betreiben und optimieren alle vier.
Anpassbar in Stimme, Begrüßung und Gesprächsführung. Er versteht, was ihm der Anrufende sagt, auch mit Dialekt. Er fragt nach, geht empathisch auf die Situation ein und deeskaliert auch in kritischen Momenten.
Werkzeuge, die der Bot mitten im Gespräch nutzt: den Anrufenden niederschwellig identifizieren, Informationen aus deinen Systemen abfragen, Status nachschlagen. Diese Tools entwickeln wir auf unserer eigenen Plattform passgenau für dich.
Nach dem Gespräch passiert das Entscheidende: Kategorisierung, Priorisierung, Zuordnung zum richtigen Anrufenden, Eskalation bei kritischen Zuständen. Aus dem Gesagten wird ein Ticket, das wirklich die relevanten Informationen trägt.
Anbindung an alle Ticketsysteme mit API. Autotask, ServiceNow, c-entron, OTRS, TANSS, Jira, HaloPSA, DocBee und viele mehr. Das fertige Ticket landet dort, wo deine Techniker ohnehin arbeiten. In deinem System, mit deinen Daten.
Wie machst du die Identifikation am Telefon so einfach wie möglich? Wie ordnest du auch den Anruf von einem geteilten Arbeitsplatz dem richtigen Nutzer zu? Hier kommen Tools zum Einsatz, die der Bot live nutzt. Wir entwickeln sie passgenau für deine Prozesse.
Die reine Zusammenfassung ist nur der Anfang. In der Nachverarbeitung liegt der Großteil der Möglichkeiten. Hier entscheidet sich, ob am Ende ein brauchbares Ticket steht oder nur ein Gesprächsprotokoll.
Das Ticket bekommt die richtige Kategorie und Priorität. Kritische Fälle werden als solche erkannt und eskaliert, statt in der Warteschlange zu versanden.
Über die Live-Identifikation landet das Ticket beim richtigen Kontakt, ohne dass jemand seine E-Mail-Adresse buchstabieren muss. Auch der geteilte Arbeitsplatz wird sauber aufgelöst.
Nicht alles, was gesagt wurde, sondern das, was die Bearbeitung wirklich braucht. Auf Wunsch mit konkreten Vorschlägen für die ersten Schritte der Bearbeitung.
Du musst dich nicht entscheiden, ob ein Mensch oder ein Voicebot ans Telefon geht. Das fertige Ticket gibt es in drei Varianten. Was zu dir passt, entscheidest du, und du kannst es jederzeit kombinieren.
Der Voicebot nimmt den Anruf an, führt das Gespräch und liefert das qualifizierte Ticket. Schnell, rund um die Uhr, ohne Urlaub und Krankheit.
Die entspannteste Variante für den Einstieg. Primär gehen Menschen ans Telefon, der Voicebot übernimmt den Überlauf, die Randzeiten und die Nacht. Gleiche Servicequalität, unabhängig von der Auslastung.
Auch hier sorgen wir für dasselbe Ergebnis: qualifiziertes Ticket, kategorisiert, priorisiert, zugewiesen. Den gesamten Managementaufwand übernehmen wir.
Schlechte Voicebots sind das größte Problem. Sie frustrieren die Nutzer, senken die Akzeptanz, und am Ende scheitert das Vorhaben. Der Unterschied liegt nicht in der Technik, sondern darin, wie gut der Bot gebaut, überwacht und optimiert wird.
Ein Bot braucht kontinuierliches Feedback, Pflege und vor allem klare Anweisungen. Menschen adaptieren Feedback selbstständig und kommen mit Grautönen klar. Die Technik braucht Schwarz und Weiß. Gleichzeitig darfst du nicht alles vorgeben, sonst wird der Prompt zu lang.
Wir übernehmen das Management der kompletten Bots: Konfiguration, Integration, kontinuierliche Analyse und Optimierung. Du musst dir keine Gedanken über Prompts machen, über deren Optimierung und schon gar nicht über das Aufdecken von ungewolltem Verhalten. Das machen wir.
Es ist kein 0 oder 1. Du kannst in überschaubaren Schritten beginnen und sofort Mehrwert schaffen. Welcher Schritt für dich der richtige ist, hängt von deiner Situation ab.
Primär gehen Menschen ans Telefon, nur wenn keiner Zeit hat, übernimmt der Voicebot. Er stellt Fragen, statt einen Monolog aufzuzeichnen. Morgens musst du dir nichts mehr zusammenreimen.
Keine Ansage „Sie rufen außerhalb der Geschäftszeiten an“. Es wird genauso ein qualifiziertes Ticket erstellt, und der Kunde bekommt sofort die Eingangsbestätigung.
Gleichbleibende Servicequalität, unabhängig von der personellen Situation und Auslastung. Krankheitswelle oder Brückentag ändern nichts am Ergebnis.
Der Voicebot ist um 1 Uhr nachts ausgeschlafen und verhindert aktiv falsche Bereitschaftsfälle. Er entscheidet, ob das Bereitschaftshandy klingelt oder nicht. Ein Gewinn für Mitarbeiter und Kunden.
A-Kunden sprechen mit Menschen, B- und C-Kunden mit einem Voicebot. Oder wer einen Premium-SLA hat, kommt direkt zum 1st-Level durch, alle anderen werden zuverlässig aufgenommen.
Sabine ist unsere Demo-Kollegin, spezialisiert auf die Aufnahme von Tickets. Sie leitet dich durch das Gespräch, bis alle Informationen beisammen sind. Danach werden diese nachverarbeitet und du bekommst eine E-Mail mit genau den Informationen, die sonst in dein Ticketsystem geschrieben worden wären.
Die PIN sorgt dafür, dass Sabine deinen Anruf direkt zuordnen kann und du nicht deine E-Mail-Adresse buchstabieren musst.
Du bekommst Nummer und PIN per Mail. Wir nutzen deine Daten ausschließlich für die Demo und die Zusendung deines Test-Tickets. Mehr in der Datenschutzerklärung.
Wir haben dir eine E-Mail mit Sabines Nummer und deiner persönlichen PIN geschickt.
Nenne direkt deine PIN und schildere ein typisches Anliegen aus deinem Alltag.
Nach der Nachverarbeitung bekommst du das fertige Ticket per E-Mail. Schau es dir an.
Die Aufnahme von Tickets ist nur der Anfang. Deinen Ideen sind kaum Grenzen gesetzt.
Der Voicebot stimmt Termine direkt im Gespräch ab und trägt sie in deinen Kalender ein. Keine Rückrufschleife, kein Hin und Her per E-Mail.
Anrufende fragen den Stand ihrer laufenden Vorgänge ab und bekommen sofort eine verlässliche Antwort. Das entlastet deine Technik von Statusanfragen.
Standardanfragen werden nicht nur aufgenommen, sondern wo möglich direkt ausgeführt. Vom Passwort-Reset bis zur Freischaltung, ohne Wartezeit.
Schon im Gespräch grenzt der Voicebot das Problem ein. Einfache Fälle löst er direkt, der Rest geht qualifiziert und vorbereitet ins Ticket.
Sogar der Techniker kann aus dem Auto anrufen und seinen Einsatz diktieren. Die Dokumentation landet strukturiert im System, statt liegen zu bleiben.
In 60 Minuten, oft reichen 40, klären wir deine Situation, wie das Ticket in deinem Ticketsystem aussähe, welche Voraussetzungen es braucht und wie der Betrieb funktioniert. Bring deine kniffligste Anruf-Kategorie mit. Am Ende weißt du, ob es für dich passt.